・周年記念品を決めた理由を明確に伝えられるようにしておく
周年記念事業の中でも周年記念品は重要なものです。
なぜならば、社内だけではなく、取引先や協業社にも渡るものであり、長期間残るものだからです。
一般的に周年記念品は、社内の担当者が選びます。
いくつかの候補の中から「これにしたい」という第一候補を上司に提案します。そして上司の承認が得られれば稟議書を作成して部門長や経営陣に承諾を得るのです。
つまり、第一関門は上司になります。上司の承諾さえ得られれば、あとは上司という味方をつけて進んでいくことができるのです。今回は、周年記念品の企画を上司に認めてもらうポイントをお話しします。
周年記念品に限らず、上司に企画を認めてもらうためには最初のプレゼンテーションが要です。
どんなにいい企画や商品でもプレゼンテーション次第で結果は変わります。
最初のプレゼンテーションで悪いイメージを与えてしまうと、あとから覆すことは至難の業です。できるだけ最初のプレゼンテーションで上司の心をつかみましょう。
プレゼンテーションは「疑問点を残さないこと」が大切です。想定される質問や疑問点には明確に答えが出せるように準備をしておきます。
周年記念品のプレゼンテーションでは「なぜこの商品を選んだのか」は必ず聞かれる質問です。具体的な理由を挙げて自信を持って答えらえるようにしておきましょう。
例えば「業者に一番人気だと言われたから」や「他社も使っていたから」では説得力がありません。
これらの理由は担当者の意志ではなく、他の意見をそのまま採用した理由です。「年代や性別を問わず使える商品だから」や「会社のブランディングにもつながるから」のように担当者なりの考えを伝えるといいでしょう。
・実物のイメージがしやすいサンプルを用意しておく
周年記念事業は毎年あるものではないため、上司も未経験である可能性があります。
周年記念品についてもネットの情報のみが頼りで具体的なイメージができていないことが多いです。
「具体的なイメージができない」ということは、不安や疑問を感じることであり、承諾の大きな壁になります。より具体的なイメージを提示することで先の見通しができるようになります。
具体的なイメージに役立つものがサンプルです。
周年記念品を受注している業者に問い合わせればサンプルは手に入ることもあります。
ただしサンプルは購入と貸し出し対応があります。業者によっては、最初の打ち合わせ時にいくつか無償提供してくれることもあるようです。
サンプルの依頼は、その後の業者決定の参考材料にもなります。もしくは、他社の周年記念品を参考にしてもいいでしょう。
・相見積をとっておく
周年記念事業には予算があります。上司にプレゼンテーションするときには必ず企画と予算はセットで提示するようにしましょう。
特にイチオシの周年記念品には相見積を取ります。相見積とは、異なる会社から見積もりを取ることです。
また、相見積を取るときにはいくつか注意点があります。ひとつ目は「同条件で依頼する」です。
業者ごとに条件を変えてしまえば比較することができません。
数量や種類だけでなく納期についても条件は揃えるようにしましょう。
ふたつ目は「他社にも見積もりをお願いしていることを伝える」です。
これは競争意識を働かせるためだけではなく「過度な期待を持たせない」という目的もあります。
ほとんどの場合、見積書の作成は無料です。発注がなければ見積書の作成は利益につながらない作業になってしまいます。
相見積をするときには「過度な期待」をもたせる言葉に気をつけましょう。そして見積書を受け取ったら、できるだけ早く結果を業者に伝えるようにしましょう。
上司にプレゼンテーションするときには相見積をした結果を踏まえた自分なりの意見も交えるといいでしょう。予算を加味したプレゼンテーションは、より説得力が増します。
・同業他社の周年記念品情報と合せてプレゼンテーションする
周年記念事業未経験の上司は、過去の実績を参考にしながら進めていく傾向があります。
とくに同業他社で行った周年記念事業は気になるポイントでしょう。
周年記念品も同様です。上司にプレゼンテーションするときには、同業他社の実績情報をできるだけ多く集めて自分の企画と比較できるようにしておきます。そうすることで部下の企画が「的外れではない」「同業他社のものまねではない」などの判断がしやすくなるでしょう。
周年記念担当者は、周囲に経験者が少ないため不安が大きいかもしれません。身近な上司は心強い味方になります。「この企画はいい」と思われるためにもポイントをしっかりと押さえてプレゼンテーションに臨みましょう。
