・会議日程は定例開催で食い違いを防ぐ
周年記念事業の会議は、通常の会議とは違ったコツが必要です。
理由は、周年記念事業は、経験者が少ないだけではなく、周年記念日という決まった期日に向かって取り組まなければならない事業だからです。
会議日程は、不定期ではなく定例開催が望ましいです。
定期的に会議を設けることで、さまざまな担当者間の食い違いや誤解を防ぐことができます。
経験者や見本が少ない周年記念事業は、担当者の思い込みによる食い違いや方向性の違いが生じることがあります。
会議を定例開催することで、メンバーのベクトルを一致させ、お互いをフォローしながら周年記念事業に取り組んでいる団結力を高めることができるのではないでしょうか。
・会議は効率を重視し時間をかけない
定例開催される会議が長時間に及んでは、会議が苦痛になりかねません。会議は効率よく進めて短時間で終わらせるようにします。短時間で会議を終わらせるためには、会議の目的をハッキリさせておくことが大切です。「この会議では、何に対する結論を出すのか」を会議前に明確にして、会議に参加するメンバー全員に周知しておきます。
会議の内容に「情報共有」や「報告の時間」を入れる必要はありません。情報共有や報告は最低限にするか資料にして、会議では意思決定に時間を費やすようにします。
会議の適正な時間は集中力を考えて1時間程度と言われています。定例開催で頻繁に行うならば1回30分でも問題ないでしょう。
会議を効率よく進めるコツは「終わりの時間」を決めておくことです。「結論が出たら終わり」ではなく、終わりの時間を決めておくことで無駄をなくす意識が働きます。
・会議の資料と関係書類は事前に配布
会議の資料を会議開始にあわせて席に配ることがありますが、効率的ではありません。資料は、会議の前日までにメンバーに配布します。そして、メンバーは資料すべてに目を通し、疑問点や不明点をまとめておきます。事前に資料配布しておくことで、会議中に資料を読み込む時間を確保する必要がなくなり、会議冒頭から議論を活発化させることができます。
会議前に配布する資料の中でも重要な資料はアジェンダです。アジェンダとは、予定表のことで関係資料の表紙になります。会議の日時やメンバー、議題と時間配分や添付する資料などを書きます。アジェンダがしっかり作成されていると、議事録はアジェンダにもとづいて作成することができ効率的です。
・会議中はリーダーがだまり活発な議論を促す
会議は、活発な議論が行われれば行われるほど有意義になります。リーダーは、つい活発な議論をしたくて張り切りがちですが、メンバーの意見を聞き出したいときこそリーダーはだまるといいでしょう。なぜならば、リーダーの意見はとても力があるからです。リーダーが最初に自分の意見を言ってしまえば、メンバーは反する意見を言いにくくなってしまいます。メンバーがのびのびと自分の意見を言える雰囲気を作ることがリーダーの役割です。
会議中は、できるだけリーダーはメンバーの意見に耳を傾け、会議全体を見渡すようにします。そして、最後にみんなの意見を踏まえたうえで総括するといいのではないでしょうか。
・議事録は必須! メンバーで閲覧する
会議が終わったら議事録を速やかに作成します。会議中に議論の内容を書記が文字に起こしておくといいでしょう。議事録を作成する目的は、会議で議論した内容を残すだけでなく、情報内容の共有と照合です。しばしば、議論した結論や解釈が食い違うことがあります。議事録を作成しメンバー全員が閲覧することで、方向性を一致させることができるのです。
議事録には、次回会議の内容とやっておくべきことを書きます。5W1Hでやっておくべきことを書いておくことで、議事録が今後のスケジュール表も兼ねた一石二鳥の資料になります。
・ZOOM等オンライン会議ツールを利用すると便利
周年記念事業は、通常業務と並行しておこなうため、定期的にひとつの会議室に全員が集合することは難しいかもしれません。そんなときに便利なツールがオンライン会議ツールです。ZOOMは、40分以内ならば無料で利用することができます（40分以上利用する場合は再度接続）。40分という時間制限があることで、サービス残業のリスクを回避することもできるのではないでしょうか。
周年記念品は、業者によっては会議に参加して商品の説明や提案をしてくれることもあります。ZOOM等のオンライン会議ツールを活用することで、遠方の業者に依頼するハードルも低くなります。
