・8か月前：担当者決定とスケジュールの決定
今回は、日本の企業の99.7％が中小企業であることから、準備期間を「8か月程度」と想定して解説します。
会社規模が大きかったり、100周年以上の特別な周年事業だったりする場合は企画から実施まで1年以上の期間を要する場合もあります。
周年記念品は周年記念事業の中のひとつです。
周年記念事業は、会社によって違いはありますが、式典やキャンペーンやイベントを行います。それぞれに社内から担当者を選び、通常業務と並行して周年記念事業を進めていきます。
中でも周年記念品は使う時が決まっているため、スケジュール管理が非常に重要です。今回は、周年記念品の担当者になったら知っておきたい全体の流れについてお話しします。
今回は8か月前から準備をすると仮定した流れを説明します。
8か月前にはそれぞれの担当者を決定します。そして担当した事業ごとに具体的なスケジュールを決めましょう。
ポイントはスケジュールを固定せずに随時更新することです。はじめは全体の流れをみるために大まかなスケジュールを決めます。その後は実際の進行と調整しながら現実に即したスケジュールに見直すことが予定通り進めるポイントです。
・6か月前：予算とコンセプトの決定、業者の選び出し
6か月前までには予算とコンセプトを決定しましょう。
コンセプトとは「一貫した軸となる考え」です。例えば「記念品をもらった人が会社に興味を持つ」や「記念品をもらった人が会社の歴史に驚く」など「誰がどうなる」という具体的なコンセプトが出せると記念品選びのヒントになります。周年記念事業として大きなコンセプトがあるときには、そのコンセプトに即したサブコンセプトをつくってもいいでしょう。
例えば「記念品をもらった人が会社に興味を持つ」がコンセプトならば、サブコンセプトは「使う人が笑顔になれる」のようにより細かく具体的にするといいでしょう。時間に余裕があれば、会社の歴史を振り返ると担当者のモチベーションも上がるのではないでしょうか。
コンセプトが決まったら具体的なターゲットと人数、商品候補も決めます。順番は、コンセプトを決めてから周年記念品と業者の選び出しを行います。周年記念品・業者の選び出しと予算の具体的な配分決めは同時進行で行います。予算をできるだけ現実の数字に近づけるためにも、業者からの見積もりは早めにもらいましょう。
この時期からは、上司に進行状況を細かく説明し、必要に応じてアドバイスをもらうことをおすすめします。上司に話を通しておくことでその後の進行がスムーズになると期待できるからです。
この段階が一番忙しく、同時進行しなければならない項目が多い時期です。抜けがないようにチェックしながら進めていきましょう。
・3カ月前：発注する業者決定と打ち合わせ
3カ月前には発注する業者を決定したほうがいいでしょう。
業者決定を早くすればするほど業者との打ち合わせの期間を長くとることができます。
業者を決定したら相見積を取っていた業者に断りの連絡をしてください。
意外と「断りづらいから連絡しない」という担当者がいますが、連絡は電話でもメールでもかまいません。理由が言いづらいようであれば「今回は見送ります」と伝えましょう。そして最後に「次の機会にお願いすることもあると思います」とお礼を伝えれば問題ありません。
業者との打ち合わせは、予算と数量と希望納品日を最初に伝えたほうが話は早いです。
記念品を何にするか迷っているときには、業者に相談してみましょう。
最近は、サンプルや見積書を翌日指定で届けてくれたり、Zoomなどオンライン会議アプリで打ち合わせに応じてくれたりするネット通販業者も増えています。
お店選びはリアル店舗に限定せず、自社の理想により近い商品選びを主眼に決めるとよいかもしれません。打ち合わせは2～3回行います。最後の打ち合わせで試作品があれば借りておきます。
・2～1カ月前：社内稟議を通して発注
社内稟議の準備をしましょう。稟議書を回す前に上司の承諾を得ておくことがスケジュール通りに進めるコツです。そのためにも6か月ほど前から上司に進行状況を説明し、内々に稟議が通るように配慮してもらいます。
稟議書には最後の打ち合わせで借りた試作品の画像を付けると効果的です。会社にもよりますが、緊急性のない稟議書は後回しにされることがあります。発注が遅れることがないように稟議書の進み具合は気にかけておきましょう。
稟議が通ったらいよいよ発注です。納品日を確認しておきます。商品の在庫状況や名入れの種類によって異なりますが、発注はおそくても1か月前には行いましょう。
・終了後：次周年のために記録を作成する
無事に商品が納品されたら検品をします。包装されている物はのし紙や社名に間違いがないか確認しましょう。
周年記念品は頻繁に作るものではないため、記録に残しておくと次の担当者がとても助かります。記録内容は、スケジュール・発注した業者・記念品・数量と金額です。さらに担当者が感じた改善できる点や「誰にいくつ渡したか」を継続して記録しておくと貴重な資料になります。
