周年事業総合スケジュール例
1年前
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01Aanniversary project
担当チームメンバーの決定と決裁の手順決め
周年記念事業は、社内や組織のメンバーで行います。そのため、最初に担当チームメンバーを決めなければなりません。周年記念事業は、取引先や従業員などターゲットの種類がさまざまです。そのため、担当チームメンバーもさまざまなところにアンテナを張れるように多くの部署から集めるといいでしょう。部署を超えてメンバーを集めることは、縦割りの壁を打開するきっかけにもなります。メンバーの選び出しは、総務部や経営企画部が行うことが一般的です。
決裁の手順決めも大切です。周年記念事業は、数々の決裁の積み重ねです。「どの範囲までは誰までの決裁を必要とするのか」を明確に決めておくとスケジュールが立てやすくなります。
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02Anniversary business content
周年記念事業内容・予算配分の決定
周年記念事業を担当する人員が決まったら、いよいよ準備を開始します。最初に「コンセプトと方向性、担当チームメンバー」を決めなければなりません。ただ、コンセプトや方向性は経営層の判断になることもあります。予算については、周年記念事業の費用の概算を項目ごとに配分します。
周年記念事業内容を決めるときには、決裁する人の考えを理解しておくことが大切です。なぜならば、担当者だけで話しを進めてもコンセプトと方向性が違えば決裁されず振り出しに戻ってしまうからです。「コンセプトを理解すること」は、スムーズな進行にとって欠かせないポイントになります。
8ヵ月前
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03Data collection
社史・記念動画などの資料収集
最近は、周年記念事業で人が集まるイベントが難しいことから、周年記念品や社史のように形に残るものに力を入れる傾向があります。社史や記念動画の制作は、専門機材や技術が必要なため、外部の業者に委託することもあります。自社で製作する場合も業務委託する場合も必要な資料を集める必要があります。とくに社史は、創業時からの写真や資料が必要になり、収集までに時間を要します。早い時期から各部署や社員に募集をかけて多くの資料を集めるようにしましょう。
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04Reservation of event venue
式典・イベント会場の予約
周年記念式典やイベントで会場を使用するときには、できるだけ早く予約をします。人気の会場は1年前でも予約が埋まっている可能性もあります。とくに年始は賀詞交歓会で予約が殺到するため注意が必要です。
会場が決まったら必要な機材の手配もあわせて行います。音響や映像関係は、使い方も含めて確認しておく必要があります。花の手配が必要なこともありますが、花は予算調整がしやすい項目です。予算が足りない項目がある場合は、このタイミングで調整するといいでしょう。
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05Content and vendor decision
周年記念事業の具体的な内容と業者決定
周年記念事業には、さまざまな業者が関係します。例えば、周年記念品ならば商品の手配と名入れを請け負う業者、司会などが必要ならば司会者の手配も必要です。周年記念事業の具体的な内容が決まったら、関係する業者選びも同時に進めていきましょう。
周年記念事業の中には、社史や周年記念品など時間を要する項目もあります。負担が大きい項目は、担当チームメンバーの中から「社史担当」や「周年記念品担当」など小さな担当グループを作って分業することも効率よく進めるコツです。
「具体的に決める」ということは「誰が何をやる」まで決めるということです。ここでどれだけ細かく決めることができるかで結果が決まると言っても過言ではないでしょう。
3ヵ月前
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06Reply confirmation / seating order decision
取引先等への式典・イベント招待状の発送と返信確認・席次決め
社外の人を招いて式典やイベントを行うならば、3カ月前をめどにして招待状を送りましょう。一般的な結婚式の招待状は3カ月前に手配をして2カ月前に発送という流れですが、周年記念事業の式典に招待する相手は、仕事のスケジュール調整を必要とすることがほとんどのため、早めに発送します。
招待状は発送する前に必ず社名や役職と氏名の表記があっているかを確認します。出欠の連絡がきたら席次を決めます。席次については、上司や営業担当者の意見や考えを取り入れることが大切です。
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07Holding ceremonies and events
納品確認と検品・式典やイベントの開催
周年記念の当月はさまざまなイベントが目白押しです。ミスがないように一つ一つを確認しながら進めていきましょう。周年記念品を発注しているならば、納品確認と検品を行います。「のし」や「数量」は注意して確認します。
式典やイベントの当日は想定外のことがおきても落ち着いて対応します。とくに生花や会場設営は当日になってみないと確認することができません。意外とよくあるトラブルは「生花の一部がしおれていた」です。周年記念事業には、高齢の方も多くお祝いの席にふさわしくないことやよくないことを気にすることがあります。周囲に目を配り、気がついたら速やかに行動するようにしましょう。
