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・周年記念品人気ランキングをそのまま利用しない
周年記念事業は、周囲に経験者が少ないため情報源が多くはありません。
インターネットは心強い味方になるでしょう。インターネットで検索すると、周年記念事業から周年記念品までほとんどの知識やトレンドを知ることができます。
しかし、すべての情報をうのみにすることはよくありません。なぜならば、周年記念事業は会社ごと団体ごとに目的もターゲットも違うからです。
インターネットの情報は一般的なものを基準にしています。より個性や特別感を出すためには、インターネットの情報の中から自分の求めるものに適している情報を選ぶことが大切です。
周年記念品の情報もインターネットで検索することができます。商品の種類だけでなく人気ランキングも掲載されています。
ランキングをみれば「1位が一番いいもの」と思うかもしれません。しかしすべての会社や団体にとって1位の記念品が一番いいとは限りません。人気ランキングは商品選びの参考にして、決定は社内や業者と相談しながら決定しましょう。
・周年記念品は「○○円から」にだまされない
インターネットで検索したら値段をしっかりとチェックします。
とくに名入れをするときには文字数やロゴによって値段が変わります。
「1000円～」と表示されていると、つい1000円で買えると思いがちですが、サイズや材料によって値段は変わります。自分が求めるものは総額で「いくらかかるのか」を考えながら検索することが大切です。
周年記念品は、商品代金以外にも名入れ代、箱代、送料が必要な場合があります。
インターネットから情報を読み取るときには「オプション」も含めた金額を計算しましょう。
予算内の商品を検索するコツは、予算よりも少し安い値段を上限に設定して検索することです。予算の上限で検索してしまうとオプションを足す余裕がなくなってしまいます。
インターネットの業者には電話だけでなくチャットやオンラインで相談にのってくれるところもあります。金額や商品で不明点がある場合は、早めに問い合わせてみましょう。
・周年記念の式典会場はネット検索したら必ず現地調査に行く
周年記念事業で外部の式場を使うときにはいくつか候補をみつけておきます。
インターネットで検索すれば現地まで足を運ぶ必要がなく、経費削減にもなります。
インターネットで候補を数件に絞ったら現地調査に行きましょう。式場内部の情報はインターネットでも検索することができますが画面からの情報には限界があります。
例えば、式典当日が平日の朝10時からならば、会場に行くまでの10時前後の道路の混雑状況、式場の光の入り方などは現地調査に行かなければわかりません。
また、現地スタッフの対応や周辺環境についてもみてくるといいでしょう。企業の周年記念式典の会場が、当日行ってみたら競合他社の隣だったという失敗談もあります。
会場によっては、隣の会場と仕切りはあるけれど天井近くはオープンになっていることがあります。隣の音や気配を感じながらのパーティーは避けたいものです。現地調査のときには、当日の予約状況や隣の部屋の用途についても確認しておきましょう。
・会場費用に含まれるもの、キャンセル料金がハッキリ掲載されているか確認
インターネットで検索するときには、周年記念品と同様に「オプション」に注意しましょう。
とくに周年記念事業ではマイクや音響機器などが必要です。
会場の使用料にそれらのレンタル料も含まれているのか別途なのかを確認します。
音響機器で気をつけたいことは「持参したものが再生できるか」です。とくに古い会場では「CDしか再生できません」というところがあります。
また、招待客の荷物を置く場所の確保は忘れがちです。会場によっては「荷物の預かりサービス」を行っています。紛失や盗難を避けるためにも荷物の預かりサービスがある会場を選ぶといいかもしれません。
会場予約は半年以上前から予約することも多く、本番間近になってキャンセルする可能性もあります。キャンセル料はいつから発生しいくらかかるのかを確認しましょう。
周年記念事業は、担当者も初めての経験であることが多く、想定外の事態や至急対応が求められることも多くあります。インターネットで最後まで完結できる業者は便利ですが、緊急時には電話連絡できる業者を選んでおくと安心でしょう。
