・チームで振り返り「総括」することがもっとも大切
周年記念日を迎えて、イベントや周年記念品の配付を終えたら、おおむねチームとしての仕事は終了です。
しかし、周年記念事業が次に行われるのは数年もしくは数十年先になるかもしれません。今回の経験を次回に活かせるように形にしたときが本当の終了です。
チームで活動を終えたとき、一番大切なことが「総括」です。
総括とは、全体を取りまとめて締めくくることをいいます。似た言葉に包括もありますが、包括はただ単にまとめることです。総括は、全体をまとめて、ひとつの結論を出すことで締めくくります。
周年記念事業は、式典やイベント、周年記念品の手配などさまざまな担当が集まってひとつの大きな事業になっています。総括では、個々の活動をひとつに取りまとめて振り返り、ひとつの事業として締めくくります。
また、総括と感想は違います。総括は、周年記念事業から学んだことや成長したこと、当初の目標の達成度などです。一方の感想は、自分が感じたことになります。総括には、客観的に自分の仕事を振り返り分析することも求められます。
・必ず総括について議論し文書を作成する
総括は、個人で終わっては意味がありません。
ひとり一人が、周年記念事業から学んだことや目標の達成度について考えたら、チームで議論をしましょう。
周年記念事業はチームワークがとても重要であり、朱年記念事業で築いた部署を超えたチームワークはその後の仕事にも影響を与えます。ひとり一人が感じていることに対して、みんなの意見を重ね合わせて組織全体としての総括にまとめます。
議論した内容は、文書にして残します。
議論する過程で出た意見も文書にしておくことで、次回の大切な資料になるでしょう。
文書はPDCAサイクルを参考にして作成するとわかりやすくなるのではないでしょうか。PDCAサイクルとは、PLAN計画とDO実行とCHECK確認・評価と改善とACT改善の頭文字をとった言葉です。
当初掲げた計画に対して、どのように実行し評価（結果）を得たのか、その結果みつけだした改善点でまとめます。
文書は、次回のマニュアルとしての役割もあります。周年記念品や式典など項目や担当者ごとにフォーマットがバラバラにならないように、統一したフォーマットを用意しておくと見やすいマニュアルになるでしょう。
・上司に報告する
会社は組織です。チームとして活動し、それぞれのメンバーが満足したとしても、それだけでは評価につながりません。チームで総括したら、結果を上司に報告しましょう。
報告にはコツがあります。周年記念事業という大きな事業を担当した成果の報告は、事実報告だけでは足りません。とくに失敗したことについては「次回はがんばります」では物足りなさを感じます。
チーム解散前の報告は、PDCAサイクルの総括です。失敗した点や改善するべき点については、事実報告だけではなく、チームなりの改善策を考えて報告したほうがいいでしょう。
考える力を持っている人材は、評価が高くなる傾向があります。もちろん高い評価は出生に結びついています。
・チーム解散前にリーダーが知っておきたいこと
周年記念事業のように部署の壁を越えて結成されたチームが、ひとつのプロジェクトを完了させるまでにはさまざまなプロセスがあります。
形成期・混乱期・統一期・機能期そして解散期の5つのプロセスがあるのです。
この5つのプロセスは、心理学者のタックマンが提唱したモデルで「タックマンモデル」と呼ばれています。形成期は、お互いのことを知らない状態でリーダーがメンバーを引っ張っていく状況です。
混乱期は、メンバーの絆が強まる一方で反発がおこる時期です。統一期は「雨降って地固まる」の状況で、メンバーがお互いを認め始めます。
機能期は、チーム一丸となって成果を生み出せる最高の時です。そして解散期はプロジェクトが終わり解散を目の前にした時です。たくさんのプロセスを経て、チームメンバーひとり一人が一回り成長して解散期を迎えます。
解散期を迎えたメンバーの心は複雑です。
何事もなかったかのように通常業務に戻っていく人もいれば、自分の新たな興味に気がつく人もいます。プロジェクトを通してメンバーが自分のなにかに気がつき、次に進むプロセスが解散期です。チーム解散するときに、メンバーそれぞれの胸の中に新たな道ができていたとしたら、プロジェクトは大成功だったのではないでしょうか。
